Khi file công ty nằm rải rác trên máy từng người, người nghỉ việc mang theo dữ liệu, còn người ở lại thì không biết bản nào là bản mới. NAS Synology giải quyết bằng cách đưa mọi file về một nơi thuộc về công ty, và cho từng người chỉ thấy phần của mình.
Nguyên tắc: phân quyền theo nhóm, không theo người
Đừng cấp quyền cho từng cá nhân. Hãy tạo nhóm theo phòng ban (kế toán, kinh doanh, kỹ thuật, ban giám đốc), rồi cấp quyền cho nhóm. Người mới vào chỉ cần được thêm vào nhóm, người nghỉ thì bị bỏ ra, không phải sửa từng thư mục.
Cấu trúc thư mục gợi ý
| Thư mục chung | Ai được ghi | Ai được đọc |
|---|---|---|
| Kế toán | Nhóm kế toán | Giám đốc |
| Kinh doanh | Nhóm kinh doanh | Giám đốc |
| Kỹ thuật | Nhóm kỹ thuật | Giám đốc |
| Dùng chung toàn công ty | Quản trị | Mọi nhân viên |
Thư mục “ai cũng ghi được” là thứ nên hạn chế nhất. Khi mã độc chạy bằng tài khoản của một nhân viên, nó chỉ ảnh hưởng được những thư mục tài khoản đó có quyền ghi.
Những việc nên bật
- Thùng rác của thư mục chung, để file xoá nhầm còn lấy lại được trong một thời gian.
- Nhật ký truy cập, để biết ai mở hay sửa file nào khi có sự cố.
- Xác thực hai bước cho tài khoản quản trị.
- Hạn mức dung lượng cho từng nhóm, tránh một nhóm lấp đầy ổ.
Tính năng cụ thể phụ thuộc phiên bản hệ điều hành và dòng máy, nên cần kiểm tra khi chọn thiết bị.
Khi nhân viên nghỉ việc
Khoá hoặc vô hiệu hoá tài khoản trên NAS là dữ liệu vẫn ở lại, người đó không còn đường vào. Nếu nhân viên làm việc từ xa qua VPN, cần thu cả chìa khoá VPN của họ ở router. Hai việc này nên có trong danh mục bàn giao khi có người nghỉ.
Những lỗi phân quyền hay gặp
- Cấp quyền cho từng người nên sau một năm không ai nhớ ai có quyền gì.
- Dùng chung một tài khoản cho cả phòng, nên không biết ai đã làm gì.
- Dùng tài khoản quản trị cho công việc hằng ngày.
- Để thư mục chung ai cũng ghi được.
- Không có bản sao lưu ngoài NAS. Phân quyền chỉ quản lý ai được truy cập, không thay cho sao lưu.
Bài liên quan
- Giải pháp mạng và lưu trữ dữ liệu cho văn phòng 20-50 người
- Làm việc từ xa qua VPN MikroTik
- Chống mã hoá dữ liệu trên NAS Synology
Helpdesk Box làm gì
Helpdesk Box khảo sát cách công ty đang lưu file, thiết kế cấu trúc thư mục và nhóm quyền, cấu hình NAS, rồi hướng dẫn người phụ trách cách thêm bớt nhân sự.
