Khi doanh nghiệp đầu tư bản quyền Windows, mục tiêu không chỉ là kích hoạt được hệ điều hành mà còn phải chứng minh được nguồn gốc hợp pháp của giấy phép sử dụng (license) khi có thanh tra hoặc cơ quan nhà nước kiểm tra.
1. Hồ sơ pháp lý cần có
Doanh nghiệp nên lưu trữ đầy đủ:
✅ Hợp đồng mua bán hoặc báo giá được xác nhận.
✅ Hóa đơn điện tử hợp lệ từ đơn vị cung cấp.
✅ Chứng từ thanh toán (ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng).
✅ Thông tin giấy phép bản quyền (License Key, Tenant, Volume License, CSP hoặc OEM).
✅ Biên bản bàn giao phần mềm.
✅ Danh sách thiết bị được cấp phép sử dụng.
✅ Hồ sơ chứng minh nguồn gốc từ nhà sản xuất hoặc đối tác phân phối hợp pháp.
2. Các loại bản quyền Windows phù hợp doanh nghiệp
Windows OEM
- Cài sẵn theo máy tính mới.
- License gắn với phần cứng.
- Cần lưu hóa đơn mua máy và thông tin cấu hình.
Windows Pro FPP (Retail)
- Mua riêng từng license.
- Có thể chuyển sang máy khác theo điều kiện của nhà sản xuất.
Windows Business qua CSP hoặc Volume Licensing
- Phù hợp doanh nghiệp nhiều máy.
- Quản lý tập trung.
- Dễ chứng minh pháp lý hơn khi kiểm tra.
3. Những rủi ro cần tránh
❌ Key giá rẻ không rõ nguồn gốc.
❌ Key MAK hoặc KMS bán lẻ trên Internet.
❌ License EDU, MSDN, Developer dùng cho mục đích thương mại.
❌ Chỉ có mã kích hoạt nhưng không có hóa đơn chứng minh quyền sử dụng.
❌ Mua từ cá nhân hoặc đơn vị không xuất hóa đơn.
4. Khi cơ quan chức năng kiểm tra
Thông thường doanh nghiệp cần chứng minh:
- Máy tính nào đang sử dụng Windows.
- License nào được cấp cho máy đó.
- Hóa đơn mua bản quyền.
- Chứng từ thanh toán.
- Nguồn gốc hợp pháp của phần mềm.
Nếu doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ trên thì việc chứng minh quyền sử dụng hợp pháp sẽ thuận lợi hơn rất nhiều.
Khuyến nghị thực tế
Đối với doanh nghiệp tại Việt Nam, nên xây dựng hồ sơ quản lý tài sản phần mềm (Software Asset Management – SAM) gồm:
- Danh sách toàn bộ máy tính.
- Phiên bản Windows đang sử dụng.
- Loại license tương ứng.
- Hóa đơn và hồ sơ mua hàng đính kèm.
Khi thanh tra hoặc kiểm tra bản quyền phần mềm, doanh nghiệp chỉ cần đối chiếu danh mục thiết bị với hồ sơ license đã lưu trữ là có cơ sở chứng minh tính hợp pháp của việc sử dụng Windows.
Đặt lịch tư vấn bản quyền phần mềm ngay hôm nay để tối ưu chi phí, giảm rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp : https://helpdeskbox.vn/ban-quyen-phan-mem/
